「あれ、会議終わったのに、まだ議事録書いてる…？」
こんな経験、ありませんか？
オフィスワークの中でも 「議事録作成」 は意外と時間がかかる業務のひとつ。
✔ 重要なのに、後回しになりがち
✔ でも、書かないと会議の内容が流れてしまう
✔ しかも、上司から「もうちょっと整理して」なんて言われて、修正地獄…
もうそんな 「議事録しんどい問題」 とはサヨナラしましょう！
ChatGPTを活用すれば、議事録作成が爆速になります！
この記事では、 「ChatGPTを使って、1日30分の議事録作成時間を短縮する方法」 を、わかりやすく解説します。
「そんなに変わるの？」と思ったあなた。
明日から試せる具体例 を紹介するので、ぜひ実践してみてください！
1. そもそもChatGPTって何？（ざっくり解説）
まずはChatGPTを開いてみよう！
「ChatGPTって聞いたことあるけど、どうやって使うの？」と思った方、まずは試してみましょう！
- ブラウザを開く（Chrome, Edge, Safari など）
- 検索バーに「ChatGPT」と入力し、検索
- OpenAIの公式サイト（https://chat.openai.com）にアクセス
- 無料アカウントを作成して、ログイン！
これで ChatGPTの準備は完了！
ChatGPTは「AI秘書」みたいなもの
ChatGPTは、「質問したらAIが答えてくれる賢いチャットボット」 です。
ただのボットではなく、自然な文章を理解し、会話をするのが得意！
イメージとしては「仕事をサポートしてくれるAI秘書」 みたいなものです。
たとえば…
- 「今日の会議の要点をまとめて！」 → 議事録をスッキリ整理
- 「この文章、もっと簡潔に書いて！」 → 長文を要約＆リライト
- 「AIエンジニアの転職市場について解説して！」 → 情報収集もサクッと
つまり、ChatGPTを使えば… 「自分の時間を奪う作業を、AIに任せる」 ことができるんです！
ChatGPTが得意なこと・苦手なこと
得意なこと
- 情報の整理・要約（長い会話をスッキリまとめる）
- 文書のリライト（フォーマットを統一して見やすくする）
- テンプレートに沿った文章作成（議事録・報告書・メール文面）
- 簡単なリサーチ（一般的な知識の検索）
- クリエイティブな文章生成（キャッチコピー・アイデア出し）
苦手なこと
- 最新の情報（リアルタイムのニュースやトレンド）
- 正確な数値や統計（情報源の確認が必要）
- 感情を持った対応（人間のニュアンスを100%理解するのは難しい）
- 専門的な法務・財務のアドバイス（最終判断は専門家に相談）
ChatGPTは「上手に指示すれば超便利！」
ChatGPTは 「プロンプト」（指示文） を適切に出すことで、より正確で役立つ回答を出してくれます。
例えば… 「議事録作って！」→ ざっくりしすぎて、出力の品質がバラつく
「以下の会議内容を3行で要約し、箇条書きでまとめて！」→ 出力が明確になる
だからこそ、議事録作成のプロセスに組み込むことで、毎回の作業時間を短縮できる！
次の章では 「実際にChatGPTを使って議事録を作るステップ」 を詳しく解説します！
2. ChatGPTで議事録を作る流れ
では、実際に ChatGPTで議事録を作るステップ を解説します。
ステップ1：会議の音声データを準備する
まず、ChatGPTに渡すための 「会議内容のテキスト」 を用意します。
おすすめの方法
- ZoomやGoogle Meetの録音機能 を使って音声を残す
- Otter.aiやNottaなどの文字起こしツール でテキスト化する
- 手動でメモを取る（シンプルな方法）
ポイント：「全部の会話を入れなくてもOK！」
- 議事録に必要な部分だけピックアップ して、ChatGPTに渡しましょう。
たとえば、1時間の会議をそのまま文字起こししても、無駄な会話や雑談が多く含まれてしまいます。
「発言者」「結論」「アクションアイテム」 を中心に要点をまとめておくと、ChatGPTの出力がより適切になります。
ステップ2：ChatGPTに「議事録作成指示」を出す
次に、ChatGPTに対して具体的なプロンプト（指示文）を入力します。
具体的なプロンプト例
以下の会議内容を要約し、議事録を作成してください。
【会議内容】
（ここにテキストを貼る）
【フォーマット】
– 会議概要
– 議題
– 決定事項
– 次回アクション
このように指示することで、フォーマットが統一され、誰でも使いやすい議事録が作れます！
ステップ3：ChatGPTが議事録を作成！
すると、ChatGPTが 自動で議事録をまとめてくれます！
出力例
【会議概要】
日時：2024年4月5日 10:00-11:00
参加者：〇〇、△△、□□
【議題】
1. 新規プロジェクトの進捗確認
2. 今後のスケジュール
【決定事項】
✔ 4月10日までに市場調査を完了する
✔ 4月15日に次回会議を開催
【未解決の課題】
– 予算の確保について再検討が必要
– 広告戦略の見直しを次回議論する
どうですか？ めちゃくちゃキレイな議事録になってる！
3. ChatGPT議事録活用の応用テクニック
ここまで読んで「便利そう！」と思ったあなたに、さらに 業務効率化を加速させる応用テクニック を紹介します。
1. 過去の議事録データと連携させる！
→ ChatGPTに「過去3回の会議データを統合し、重要な変化をまとめて」と指示すると、トレンド分析が可能！
2. 自動翻訳機能と組み合わせて、グローバル対応
→ 英語・中国語・フランス語の議事録を同時生成できる！
3. 音声入力＋リアルタイム要約で、会議終了直後に議事録を完成させる！
→ 「Googleドキュメント＋音声入力」＋「ChatGPT要約」で最強の時短ツール完成！
