「あれ、会議終わったのに、まだ議事録書いてる…？」
こんな経験、ありませんか？
オフィスワークの中でも 「議事録作成」 は意外と時間がかかる業務のひとつ。
✔ 重要なのに、後回しになりがち
✔ でも、書かないと会議の内容が流れてしまう
✔ しかも、上司から「もうちょっと整理して」なんて言われて、修正地獄…
もうそんな 「議事録しんどい問題」 とはサヨナラしましょう！
ChatGPTを活用すれば、議事録作成が爆速になります！
この記事では、 「ChatGPTを使って、1日30分の議事録作成時間を短縮する方法」 を、わかりやすく解説します。
「そんなに変わるの？」と思ったあなた。
明日から試せる具体例 を紹介するので、ぜひ実践してみてください！
また、本メディアを運営する「ちょいサポ」は手間のかかる専門的な事務作業をコンサルタント付きで代行するBPOサービスを展開しています。
専門事務に強いプロフェッショナル人材が支援をする「ちょいサポ」を利用することで、以下のようなメリットがあります。
- 「営業事務」「経理事務」「人事事務」など、通常の事務代行では対応しきれない領域も依頼できる
- 新たな人員を採用するほどでもない業務でも、必要なときに時間指定でご依頼できる
- 必要な時間分の人件費しかかからないため、新規雇用よりも人件費を削減できる
「事務を捌く人員が欲しいが、新規で採用するほどではない」「採用では間に合わない・コストが高い」という場合にはぜひご相談ください。
1. そもそもChatGPTって何？（ざっくり解説）
まずはChatGPTを開いてみよう！
「ChatGPTって聞いたことあるけど、どうやって使うの？」と思った方、まずは試してみましょう！
- ブラウザを開く（Chrome, Edge, Safari など）
- 検索バーに「ChatGPT」と入力し、検索
- OpenAIの公式サイト（https://chat.openai.com）にアクセス
- 無料アカウントを作成して、ログイン！
これで ChatGPTの準備は完了！
ChatGPTは「AI秘書」みたいなもの
ChatGPTは、「質問したらAIが答えてくれる賢いチャットボット」 です。
ただのボットではなく、自然な文章を理解し、会話をするのが得意！
イメージとしては「仕事をサポートしてくれるAI秘書」 みたいなものです。
たとえば…
- 「今日の会議の要点をまとめて！」 → 議事録をスッキリ整理
- 「この文章、もっと簡潔に書いて！」 → 長文を要約＆リライト
- 「AIエンジニアの転職市場について解説して！」 → 情報収集もサクッと
つまり、ChatGPTを使えば… 「自分の時間を奪う作業を、AIに任せる」 ことができるんです！
ChatGPTが得意なこと・苦手なこと
得意なこと
- 情報の整理・要約（長い会話をスッキリまとめる）
- 文書のリライト（フォーマットを統一して見やすくする）
- テンプレートに沿った文章作成（議事録・報告書・メール文面）
- 簡単なリサーチ（一般的な知識の検索）
- クリエイティブな文章生成（キャッチコピー・アイデア出し）
苦手なこと
- 最新の情報（リアルタイムのニュースやトレンド）
- 正確な数値や統計（情報源の確認が必要）
- 感情を持った対応（人間のニュアンスを100%理解するのは難しい）
- 専門的な法務・財務のアドバイス（最終判断は専門家に相談）
ChatGPTは「上手に指示すれば超便利！」
ChatGPTは 「プロンプト」（指示文） を適切に出すことで、より正確で役立つ回答を出してくれます。
例えば… 「議事録作って！」→ ざっくりしすぎて、出力の品質がバラつく
「以下の会議内容を3行で要約し、箇条書きでまとめて！」→ 出力が明確になる
だからこそ、議事録作成のプロセスに組み込むことで、毎回の作業時間を短縮できる！
次の章では 「実際にChatGPTを使って議事録を作るステップ」 を詳しく解説します！
2. ChatGPTで議事録を作る流れ
では、実際に ChatGPTで議事録を作るステップ を解説します。
ステップ1：会議の音声データを準備する
まず、ChatGPTに渡すための 「会議内容のテキスト」 を用意します。
おすすめの方法
- ZoomやGoogle Meetの録音機能 を使って音声を残す
- Otter.aiやNottaなどの文字起こしツール でテキスト化する
- 手動でメモを取る（シンプルな方法）
ポイント：「全部の会話を入れなくてもOK！」
- 議事録に必要な部分だけピックアップ して、ChatGPTに渡しましょう。
たとえば、1時間の会議をそのまま文字起こししても、無駄な会話や雑談が多く含まれてしまいます。
「発言者」「結論」「アクションアイテム」 を中心に要点をまとめておくと、ChatGPTの出力がより適切になります。
ステップ2：ChatGPTに「議事録作成指示」を出す
次に、ChatGPTに対して具体的なプロンプト（指示文）を入力します。
具体的なプロンプト例
以下の会議内容を要約し、議事録を作成してください。
【会議内容】
（ここにテキストを貼る）
【フォーマット】
– 会議概要
– 議題
– 決定事項
– 次回アクション
このように指示することで、フォーマットが統一され、誰でも使いやすい議事録が作れます！
ステップ3：ChatGPTが議事録を作成！
すると、ChatGPTが 自動で議事録をまとめてくれます！
出力例
【会議概要】
日時：2024年4月5日 10:00-11:00
参加者：〇〇、△△、□□
【議題】
1. 新規プロジェクトの進捗確認
2. 今後のスケジュール
【決定事項】
✔ 4月10日までに市場調査を完了する
✔ 4月15日に次回会議を開催
【未解決の課題】
– 予算の確保について再検討が必要
– 広告戦略の見直しを次回議論する
どうですか？ めちゃくちゃキレイな議事録になってる！
3. ChatGPT議事録活用の応用テクニック
ここまで読んで「便利そう！」と思ったあなたに、さらに 業務効率化を加速させる応用テクニック を紹介します。
1. 過去の議事録データと連携させる！
→ ChatGPTに「過去3回の会議データを統合し、重要な変化をまとめて」と指示すると、トレンド分析が可能！
2. 自動翻訳機能と組み合わせて、グローバル対応
→ 英語・中国語・フランス語の議事録を同時生成できる！
3. 音声入力＋リアルタイム要約で、会議終了直後に議事録を完成させる！
→ 「Googleドキュメント＋音声入力」＋「ChatGPT要約」で最強の時短ツール完成！
