営業事務は、日々膨大な業務と向き合いながら、企業の営業活動を縁の下から支える重要な役割を担っています。
そして電話対応、データ入力、資料作成など多岐にわたる細やかな作業に追われる中で、いかに効率よく業務をこなすかが大きな課題となっています。
本記事では、営業事務の主な業務内容を整理し、現場で直面する課題を明らかにしたうえで、具体的かつ実践的な効率化の方法7選を紹介します。
適切なツールの選定やAI活用のヒントなど、自社の営業事務業務の効率化に是非ご参考ください。
営業事務の業務は主に5種類
営業事務の仕事内容は多岐にわたりますが、大きく分けると以下の5種類に整理できます。
- 受発注・請求処理
- 顧客データ管理
- 資料・契約書作成
- 調整・問い合わせ対応
- 営業レポート作成
| 業務種類 | 主な内容 | 特徴 |
| 受発注・請求処理 | ・注文受付・受注書作成・納品書/請求書発行・入金確認 | ・営業事務のコア業務・一貫した管理が必要・データ入力の繰り返し作業が発生する |
| 顧客データ管理 | ・基本情報登録・商談履歴管理・購入履歴記録・データ更新 | ・営業活動の基盤・様々なデータを整理・複数システム間のデータ転記が必要 |
| 資料・契約書作成 | ・見積書作成・提案書作成・契約書作成 | ・テンプレート化しやすい・定型フォーマット活用可能・保管や管理が煩雑 |
| 調整・問い合わせ対応 | ・スケジュール調整・顧客からの問い合わせ対応・電話/メール対応 | ・計画的に進められない・突発的な対応が多い・他業務の中断を強いられる・調整の往復連絡が負担に |
| 営業レポート作成 | ・日報/週報作成・月次報告書作成・データ集計/グラフ作成 | ・営業活動の可視化・経営層への報告資料・手作業での集計作業・属人化しやすい |
営業事務のおすすめな効率化方法7選
次では、営業事務を効率化するための具体的なおすすめの方法をご紹介します。
1. BPOで定型業務を丸ごと外注する
BPO（Business Process Outsourcing：業務プロセスのアウトソーシング）は、社内の定型業務を外部の専門業者に委託する方法です。
受発注処理や請求書発行、データ入力など、標準化された業務を丸ごと外注することで、社内リソースを他の重要業務に集中させることができます。
BPOのメリットは、専門知識を持った業者が対応するため品質が安定すること。
また、業務量の増減に合わせて柔軟に対応できるため、繁忙期や人手不足の際にも安定した業務遂行が可能になります。
コスト面でも、自社で人員を抱えるよりも効率的なケースが多いでしょう。
2. RPAで受発注業務を無人化する
RPA（Robotic Process Automation）は、人間がコンピューター上で行う定型的な作業を自動化するツールです。
特に受発注業務のように、決まったルールに基づいて処理される業務の自動化に適しています。
例えば、受注メールからデータを抽出して社内システムに入力したり、請求書を自動生成したりといった作業をロボットが代行。
24時間休みなく稼働できるため、業務の大幅なスピードアップが可能です。
また、人間と違ってミスをしないため、データ入力の精度向上にも貢献します。
導入には初期コストがかかりますが、長期的に見ればコスト削減につながる有効な手段といえるでしょう。
3. CRM・SFAで顧客情報を管理する
CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）やSFA（Sales Force Automation：営業支援システム）は、顧客情報や営業活動を一元管理するためのシステムです。
これらのツールを活用することで、顧客データの散在や重複を防ぎ、情報共有の効率化が図れます。
顧客の基本情報だけでなく、商談履歴や購買履歴、問い合わせ内容などを一か所に集約。
必要な情報をすぐに引き出せるため、顧客対応のスピードアップや提案の質向上につながります。
また、データ分析機能を活用すれば、営業戦略の立案や改善にも役立てることが可能です。
初期費用とランニングコストは必要ですが、営業部門全体の生産性向上につながる投資と考えられます。
4. 電子契約サービスを活用する
従来の紙ベースの契約書から電子契約へ移行することで、印刷・押印・郵送といった手間を大幅に削減できます。
電子契約サービスを利用すれば、オンライン上で契約書の作成から締結までを完結させることが可能です。
紙の契約書では数日から数週間かかる契約締結が、電子契約では最短数分で完了することも。
また、契約書の保管や検索も容易になり、管理コストの削減にもつながります。
さらに、印紙税の節約や紙資源の削減といった副次的なメリットも得られるでしょう。
取引先の理解と協力が必要ですが、近年は電子契約の普及が進んでいるため、導入のハードルは下がっています。
5. よくある質問を整備し問い合わせを減らす
頻繁に寄せられる問い合わせ内容をFAQ（よくある質問）としてまとめ、社内外に公開することで、問い合わせ対応の負担を軽減できます。
顧客からの問い合わせが多い内容や、営業担当者から頻繁に確認される事項を整理しておくことがポイントです。
FAQは社内ポータルサイトや顧客向けウェブサイトに掲載するほか、営業資料の一部として配布するなど、様々な形で活用可能。
問い合わせ自体を減らすことで、中断される業務が減り、効率的な時間の使い方ができるようになります。
なお、チャットボットを活用する企業もあります。自動応答システムを導入すれば、24時間対応が可能になり、さらなる効率化が期待できるでしょう。
6. 日程調整は専用ツール・共有カレンダーを使用する
営業担当者と顧客との打ち合わせ調整は、メールや電話のやり取りが何度も発生し、多くの時間を要する業務です。
この課題を解決するには、日程調整の専用ツールや共有カレンダーの活用が効果的です。
Timereeやカレンダーなどの専用ツールを使えば、空き状況を一目で確認できるため、調整の手間が大幅に削減されます。
また、社内の共有カレンダーを活用すれば、営業担当者のスケジュールをリアルタイムで把握できるようになります。
顧客側にも予約システムへのアクセス権を付与すれば、自分の都合に合わせて直接予約することも可能になり、双方にとって便利なシステムとなります。
7. BIツールでレポートは自動生成する
BI（Business Intelligence）ツールは、データを収集・分析し、視覚的なレポートを自動生成するシステムです。
営業実績や顧客動向などのデータを自動で集計・グラフ化できるため、レポート作成の工数を大幅に削減できます。
手作業でのデータ収集や集計作業が不要になるだけでなく、リアルタイムでの分析も可能になるため、より鮮度の高い情報をもとに意思決定ができるようになります。
定型レポートの自動化はもちろん、必要に応じて様々な切り口からデータを分析できるため、営業戦略の精度向上にも貢献するでしょう。
初期設定には専門知識が必要な場合もありますが、一度仕組みを作ってしまえば継続的に効果を発揮します。
営業事務を生成AIで効率化する方法
近年急速に進化している生成AIは、営業事務の効率化にも大きな可能性をもたらしています。
従来の自動化ツールでは対応できなかった複雑な業務も、AIの力を借りることでスマートに処理できるようになりました。
ここでは、生成AIを活用した具体的な効率化方法を紹介します。
メールはAIに下書きを書いてもらう
日々のメール対応は、営業事務の中でも時間を取られる業務の一つです。
特に定型的な返信や調整メールは、生成AIに下書きを任せることで大幅な時間短縮が可能になります。
具体的には、「顧客からの問い合わせに対する回答」「商談日程の調整メール」「見積書送付時の添え文」など、頻繁に送信するメールの雛形をAIに作成してもらうことができます。
相手先の情報や要件を入力するだけで、その状況に適したメール文を自動生成してくれるのです。
もちろん、AIが作成した文章はあくまで下書きであり、内容の確認や微調整は必要です。
しかし、ゼロから文章を考える手間が省けるため、メール対応の効率が格段に向上するでしょう。
また、経験の浅いスタッフでも適切な表現のメールを送れるようになるため、業務の質の均一化にも貢献します。
顧客とのやり取りをAIでよくある質問にまとめる
顧客からの問い合わせ内容を分析し、よくある質問（FAQ）として整理する作業も、AIの得意分野です。
過去の問い合わせ履歴をAIに読み込ませることで、頻出する質問とその回答パターンを自動的に抽出・分類することができます。
このようにして作成したFAQは、社内ナレッジとして共有したり、顧客向けWebサイトに掲載したりすることで活用できます。
営業担当者も顧客も自分で解決できる環境を整えることで、問い合わせ自体を減らすことができるのです。
さらに進んだ活用法としては、チャットボットとの連携も考えられます。
AIが整理したFAQをチャットボットの知識ベースとして利用すれば、基本的な問い合わせには自動応答することが可能に。
人間の担当者は、より複雑で専門的な対応が必要な問い合わせに集中できるようになります。
議事録は音声認識・AIで要約する
商談や会議の議事録作成も、AIの力で大幅に効率化できます。
音声認識技術で会話を自動的にテキスト化し、そのテキストをAIが要約・整理することで、人間が一から作成するよりも迅速かつ正確な議事録が完成します。
具体的な流れとしては、まず会議の音声データを録音。
それを音声認識ツールでテキスト化した後、生成AIに「重要ポイントの抽出」「次のアクションの整理」「決定事項のまとめ」などの指示を出します。
AIはこれらの指示に基づいて、膨大な会話データから必要な情報だけを抽出し、構造化された議事録を作成します。
この方法を使えば、会議中にメモを取る必要がなくなり、会議への集中度も高まります。
また、人間が聞き逃した発言も漏れなく記録できるため、情報の欠落を防ぐことも可能です。
さらに、AIによる要約は客観的な視点から行われるため、偏りのない議事録として活用できるでしょう。
営業事務の効率化に便利なツール
効率化を進めるためには、適切なツールの選定と活用が欠かせません。
ここでは、営業事務の効率化に特に役立つツールを分野別に紹介します。
CRM・SFAツール
顧客情報管理や営業活動の可視化に役立つCRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）やSFA（Sales Force Automation：営業支援システム）は、営業事務効率化の基盤となるツールです。
SFAは営業業務の「見える化」が可能になるツールで、メンバー全員の行動を記録することにより、業務の標準化や定型化・自動化につながるデータが得られます。
一方、CRMは顧客情報を収集し、常に最新情報にアップデートすることで、適切な顧客対応を支援します。
これらの代表的なツールとしては、SalesForceやHubspotなどが挙げられます。
SalesForceは世界最大シェアを誇るCRM/SFAツールで、カスタマイズ性の高さが特徴です。
一方、Hubspotはマーケティング機能も充実しており、営業からマーケティングまで一貫して管理したい企業に適しています。
SFAとCRMは活用するフェーズが異なりますが、組み合わせることで営業業務の効率は飛躍的に向上します。
SFAでの案件管理や売上管理の基盤となる情報をCRMから得ることで、二重登録の防止やバッティングの抑制に役立ちます。
また、CRMでのコンタクト履歴を分析し、有望な見込み客情報をSFAへアラートで知らせることも可能です。
電子契約ツール
紙の契約書から電子契約へ移行することは、印刷・押印・郵送・保管といった一連の作業を省力化する効果的な方法です。
電子契約とは、従来の書面ではなく、電子データに電子署名とタイムスタンプを付与した契約のことで、電子契約ツールを導入することでWeb上で契約プロセスを完結できます。
法的な証拠力も書面契約と同等です。
電子契約の代表的なツールとして、クラウドサインが挙げられます。
クラウドサインは国内シェアトップクラスの電子契約サービスで、使いやすいインターフェースと強固なセキュリティが特徴です。
このほかにも、DocuSignやAdobeSignなど、グローバルで利用されているサービスも多数あります。
電子契約のメリットは、契約締結までの時間短縮だけではありません。
保管スペースの削減や検索性の向上、印紙税の節約など、コスト面でもさまざまな効果が期待できます。また、テレワーク環境下でも円滑に契約業務を進められる点も、現代のビジネス環境に適しています。
ただし導入にあたっては、サイバー攻撃による情報の改ざんや盗難のリスクにも注意が必要です。
そのため、セキュリティ対策が万全なツールを選ぶことが重要です。
また、取引先の電子契約への対応状況も確認しておきましょう。
すべての取引先が対応していない場合は、移行期間中は紙と電子の両方の契約形態を管理する必要があります。
BIツール
BI（Business Intelligence）ツールは、データの収集・分析・可視化を効率的に行うためのシステムです。
部門や担当者ごとにバラバラに保管されていた情報を一元化することで、「必要なデータを探す時間の短縮」や「正確な分析の実現」といった課題を解消できます。
特にマーケティング業界では、Lookerスタジオ（旧Google データポータル）などのBIツールが広く活用されています。
Lookerスタジオは無料で使えるBIツールであり、Google AnalyticsやGoogle広告などのGoogleサービスとの連携が容易なことが特徴です。
このほか、TableauやPower BIなど、より高度な分析機能を備えたツールも多数あります。
また、BIツールを活用することで、Excel集計業務の自動化やグラフ・ダッシュボードの自動作成が可能になります。
予算管理や売上集計など、各所で同じ形式のExcelフォーマットに入力されたデータを手作業で集計・統合する作業を自動化できるため、時間の節約とミスの防止につながります。
導入にあたっては、分析したいデータの種類や量、分析の目的、利用するユーザーのスキルレベルなどを考慮してツールを選定することが重要です。
また、データの抽出・加工・分析の流れを整理し、ルールを決めておくことで、より効果的な活用ができるでしょう。
営業事務はどの業務から効率化すべき？
営業事務の業務は多岐にわたりますが、効率化を進める際には優先順位を付けることが大切です。
特に以下のような業務は、効率化による効果が高く、早期に取り組むべき対象といえるでしょう。
- 受発注処理の自動化：定型的な処理が多いため、自動化しやすい業務
- 顧客データの転記作業：RPAを活用することで自動化が可能にになり、入力ミスなどを減らすことができる。
- 月次レポート作成の自動化：属人化しがちな業務であり、自動化することで手間が大幅に削減されることや属人化解消にも
- 定型文書の作成：内容の大部分が定型的なため、自動化することで文書作成の効率化が図れる。
営業事務の効率化に成功した事例
実際に様々な企業が営業事務の効率化に取り組み、成果を上げています。
ここでは、異なるアプローチで効率化を実現した3つの事例を紹介します。
事例1. CRM・SFAツールを導入した事例
下記は、CRM・SFAツールを導入したAnkerグループの導入事例です。
導入前の課題
Ankerグループでは、多様な製品を扱い新製品も短いサイクルで発売するため、マーケティング業務が多く発生。
また、売上増加に伴い購入前の相談や問い合わせなど、営業・カスタマーサポートの業務が増加、複雑化しており、複数のツールを併用していたことで管理負担も大きくなっていました。
導入後の成果
SFAツールの「HubSpot」を導入することで、CRMを軸にマーケティングオートメーション機能やSFA、カスタマーサポート支援機能を一元化し、各チームの課題を包括的に解決。
導入の結果、以下のような成果を得ています。
- マーケティングチーム：ツールの一元化による工数削減と施策実行スピードの向上
- 営業チーム：問い合わせの抜け漏れがゼロになり、SFAによるステータス管理で進捗が可視化
- カスタマーサポート：問い合わせ対応の平均回数が2.0回から1.6回に削減され、担当者1名分の工数削減に相当する効率化を実現
特筆すべき点として、操作が直感的で簡単なため、担当者が変わった際も引き継ぎがスムーズで習熟にも時間がかからなかったことが挙げられます。
参考：HubSpot導入事例
事例2. RPAツールで効率化した事例
下記は、RPAツール「WinActor」を導入した食品会社の事例です。
導入前の課題
人手不足による残業過多が若手社員の離職につながるという悪循環が発生。
特に受注データの入力から伝票発行までの業務に多くの時間を要しており、事務員2人で1日約280分（4.6時間）の業務時間がかかっていました。
導入後の成果
RPAツール「WinActor」を導入し、受発注業務の自動化を進め、それに併せて、受注専用アドレスの作成やFAXからメール発注への切り替えといった運用変更も実行。
その結果、事務員の作業時間は1日当たり10分（0.16時間）となり、月間では約100時間の削減を実現しました。
RPAの導入により単純作業が自動化され、入力ミスや操作ミスといったことが減り、作業の正確性も向上。
RPAの導入の大きな成功事例と言えます。
事例3. Aiが商談提案を自動化した事例
下記は、大塚商会がAIを導入したことで商談提案を自動化した事例をご紹介します。
導入前の課題
導入前は営業担当者の属人性が課題となっており、売れる営業担当者が一定の割合の売上を確保しているものの、企業としての底上げができていない状況でした。
導入後の成果
「dotData」というデータ分析ツールを活用し、AIが営業ツールと連携してデータ分析した結果からそれぞれの営業担当者に出向く先の企業を提案するシステム「AI行き先案内」を開発。
導入の効果として、AIが提案した商談は2020年上期から2021年上期の1年で約3倍の7万4300件に増加しまし、全体の商談件数も底上げされ、2021年第1四半期には8.4%の増加率を達成しています。
特筆すべき成果として、AIが思いも寄らない関連性を発見したことがあります。
例えば、過去2年間で複合機のファクシミリ利用が増えた顧客ではLED照明の受注が増えるという特徴量が提示され、人間の分析担当者には思いつかないような関係性を発見し、売り上げ増加につながっています。
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