経理業務の効率化を検討する際、「記帳代行」と「経理代行」という2つの言葉を耳にすることがあります。どちらも帳簿に関わる業務を外部に委託するサービスですが、対応する業務範囲や必要な資格に明確な違いがあることをご存知でしょうか。
両者の違いを理解せずにサービスを選んでしまうと、予算オーバーや対応不足といった問題につながりかねません。自社のニーズに最適なサービスを選ぶためにも、それぞれの特徴を把握しておくことが重要です。
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経理代行と記帳代行は何が違う？
経理代行と記帳代行の主な違いは、以下の2点に集約されます。
- 対応業務の範囲：記帳代行は仕訳入力が中心、経理代行は経理業務全般
- 税理士資格の必要性：業務内容によって資格要件が異なる
記帳代行は「仕訳入力」専門、経理代行は経理業務全般
記帳代行は、その名の通り「記帳」という特定の業務に特化したサービスです。具体的には、領収書や請求書といった証憑書類をもとに、会計ソフトへの仕訳入力や帳簿作成を代行してくれます。現金出納帳や預金出納帳、試算表などの基本的な帳簿作成が主な業務範囲となります。
一方、経理代行は記帳業務を含む経理全般の業務を委託できるサービス。記帳代行の業務に加えて、給与計算、年末調整、請求書発行、支払い処理、決算申告など、経理部門が担当する幅広い業務をカバーしています。
つまり、記帳代行は経理代行に含まれる一部の業務を切り出したサービスといえるでしょう。対応範囲が限定されている分、経理代行よりも費用を抑えて利用できることが多いのも特徴の一つです。
税理士資格の必要範囲が異なる
記帳代行と経理代行では、業務を行うために必要な資格要件にも違いがあります。
記帳代行の場合、会計ソフトへの入力や基本的な帳簿作成は税理士資格がなくても対応可能。そのため、記帳代行専門業者や一般的な事務代行会社でもサービスを提供しています。
しかし、経理代行に含まれる業務の中には、税理士でなければ行えない独占業務が存在します。具体的には、税務申告書の作成や年末調整の代行、税務相談への回答などは税理士のみが行える業務です。
このため、経理代行を依頼する際は、税理士事務所や税理士が在籍する代行業者を選ぶ必要があります。逆に、記帳業務のみを依頼したい場合は、税理士資格の有無にかかわらず幅広い選択肢から代行業者を選ぶことができるでしょう。
経理代行と記帳代行におけるおすすめ依頼先の違い
記帳代行と経理代行では、最適な依頼先も異なります。主な違いは以下の通りです。
- 記帳代行：クラウド会計ソフトと連携するBPO会社が手軽で費用効率が良い
- 経理代行：税理士事務所や専門的なBPO会社が安心して任せられる
記帳代行はクラウド会計+BPO会社が手軽
記帳代行を依頼する場合、クラウド会計ソフトに対応したBPO会社業務代行会社）を選ぶのがおすすめです。
クラウド会計ソフトとは、インターネット上で利用できる会計システムのこと。銀行口座やクレジットカードと連携して自動的に取引データを取得できるため、手入力の手間を大幅に削減できます。
このようなシステムに精通したBPO会社であれば、効率的に記帳業務を進められるだけでなく、リアルタイムで帳簿の状況を確認することも可能。税理士事務所と比較すると費用も抑えられる傾向があります。
ただし、BPO会社に記帳代行を依頼する際は、税理士が監修しているかどうかを確認することが大切です。税理士のチェックが入ることで、記帳の正確性や税務上の適切性を担保できるでしょう。
経理代行は税理士事務所や専門BPOが安心
経理代行を依頼する場合は、税理士事務所か税理士が在籍する専門的なBPO会社を選ぶのが安心です。
前述の通り、経理代行に含まれる税務申告や年末調整は税理士の独占業務。これらの業務を適切に処理するためには、税理士資格を持つ専門家の関与が不可欠となります。
税理士事務所なら、記帳から決算申告まで一貫して依頼できるメリットがあります。また、最新の税制改正にも対応しているため、適切な税務処理を期待できるでしょう。
一方、税理士が在籍する専門BPO会社の場合、税理士事務所よりも柔軟な契約形態や料金設定を提供していることが多いのが特徴。自社のニーズに合わせてサービス内容をカスタマイズできる可能性も高くなります。
経理代行と記帳代行における依頼費用・料金の違い
記帳代行と経理代行では、料金体系や費用相場も大きく異なります。主な違いは以下の通りです。
- 料金体系：記帳代行は従量制、経理代行は月額制が主流
- 費用相場：記帳代行は月1万円程度、経理代行は月5〜15万円程度
記帳代行は「仕訳件数×単価」の従量制が主流
記帳代行の料金体系は、処理する仕訳件数に応じて費用が変動する従量制が一般的です。
仕訳とは、一つひとつの取引を借方と貸方に分けて記録する会計処理のこと。例えば、商品を現金で販売した場合、「現金（借方）○○円／売上（貸方）○○円」といった形で記録します。
この仕訳の件数が多ければ多いほど、記帳代行の費用も高くなる仕組み。事業規模が小さく取引件数が少ない場合は、比較的安価で利用できるのがメリットです。
ただし、繁忙期や売上が急増した月などは、仕訳件数の増加に伴って代行費用も膨らむ点には注意が必要でしょう。
経理代行は「業務パック月額制」が一般的
経理代行の場合は、複数の業務をセットにしたパック料金を月額で支払う料金体系が主流となっています。
例えば、「記帳業務＋給与計算＋請求書発行」をセットにしたパッケージや、「経理業務一式」として包括的なサービスを提供するケースが一般的。月額固定費用なので、取引量が増減しても料金は変わりません。
この料金体系のメリットは、毎月の経理代行費用を予算として組み込みやすいこと。また、業務量が多い月でも追加料金が発生しないため、安心してサービスを利用できます。
一方で、実際の業務量が少ない月でも固定費用が発生するため、事業規模が小さい場合はコストパフォーマンスが悪くなる可能性もあるでしょう。
記帳100件で月1万円、経理代行は月5〜15万円が目安
具体的な費用相場を見ると、記帳代行と経理代行では大きな差があります。
記帳代行の場合、月間100件程度の仕訳処理で1万円前後が相場。仕訳件数が250件程度まで増えても、月額2万円以内に収まることが多いようです。
これに対して経理代行の場合、月額5万円から15万円程度が一般的な料金帯となっています。税理士事務所に依頼する場合は、法人で月額4万円程度、個人事業主で月額3万円程度からスタートし、業務範囲に応じて料金が上がっていく仕組み。
年間ベースで考えると、税理士との顧問契約を含めた経理代行は30万円から50万円程度が目安となります。
この費用差は、対応業務の範囲や必要な専門性の違いによるもの。自社の経理業務でどこまでの支援が必要かを明確にして、適切なサービスを選択することが重要です。
経理代行・記帳代行を活用するメリット
経理代行・記帳代行を導入することで、企業は以下のようなメリットを得られます。
- 本業にリソースを集中できる環境を整備
- 専門人材の採用・教育コストを大幅に削減
- 入力ミスや不正行為の抑制によるガバナンス強化
- 複雑な法改正やインボイス制度への対応を専門家に委託
- 月次決算の早期化による迅速な経営判断の実現
コア業務へリソースを集中できる
記帳業務や経理処理にかかる時間を大幅に削減できることが、最大のメリットといえるでしょう。
特に中小企業では、経営者自身が記帳作業を行っているケースも少なくありません。しかし、売上が増加すると取引件数も比例して増えるため、記帳業務に多くの時間を割かれてしまいがち。
外部に委託することで、経営戦略の立案や営業活動、新商品開発といった本来注力すべき業務に時間とエネルギーを集中できるようになります。経理担当者がいる場合でも、記帳業務から解放されることで予算分析や業績評価など、より付加価値の高い業務に専念できるでしょう。
専門人材採用コストを削減できる
簿記や税務の知識を持つ経理専門人材を新たに採用する必要がなくなり、人件費を大幅に削減できます。
経理業務に精通した人材の採用には、給与だけでなく社会保険料や福利厚生費、教育コストなども発生。さらに、退職リスクや産休・育休による一時的な業務停止といった問題も考慮しなければなりません。
代行サービスを活用すれば、これらのコストや労務管理上のリスクを回避できるだけでなく、必要な時期に必要な分だけサービスを利用できる柔軟性も得られるでしょう。
入力ミス・不正を抑制しガバナンスを強化できる
専門知識を持つプロフェッショナルが業務を担当することで、記帳ミスや計算間違いを大幅に削減できます。
経理業務に不慣れな担当者が処理を行う場合、勘定科目の選択ミスや仕訳の誤りが発生しやすくなりがち。一つのミスが貸借対照表全体のバランスを崩し、すべての取引を見直す必要が生じることもあります。
また、外部の専門機関が業務に関与することで、経理処理の透明性が向上し、横領や改ざんといった不正行為の抑制効果も期待できるでしょう。内部統制の強化という観点からも、代行サービスの活用は有効な手段といえます。
法改正・インボイス対応を専門家に任せられる
税法や会計基準は頻繁に改正されるため、最新の法令に対応し続けることは容易ではありません。
2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）も、多くの事業者にとって対応が困難な制度変更でした。請求書の記載要件や保存義務、税額計算方法など、細かなルールを理解して実務に反映させる必要があります。
代行サービスを利用すれば、このような制度変更への対応を専門家に任せることが可能。常に最新の法令に準拠した処理を行えるため、税務調査への対応や適正な申告にもつながるでしょう。
月次決算の早期化で経営判断が迅速になる
専門的なスキルとシステムを活用することで、月次決算の作成期間を大幅に短縮できます。
自社で処理する場合、前月分の帳簿完成までに1ヶ月以上かかってしまうケースも珍しくありません。しかし、代行サービスを利用すれば、月末から数日程度で正確な財務データを入手することが可能。
タイムリーな業績把握ができれば、問題の早期発見や迅速な改善策の実行につながります。また、金融機関への融資申請や投資家への報告においても、信頼性の高いデータを迅速に提供できるようになるでしょう。
経理代行・記帳代行を活用するデメリット
一方で、代行サービスの活用にはいくつかのデメリットも存在します。
- 社内での経理ノウハウが蓄積されにくくなる
- 外部業者とのコミュニケーションコストが発生する
社内ノウハウが蓄積されにくい
代行サービスに依存することで、社内に経理業務のノウハウが蓄積されにくくなる点は注意が必要です。
将来的に事業規模が拡大した際、より複雑な経理処理や財務分析が必要になる可能性があります。その時点で内製化を検討しても、基礎的な知識や経験が不足しているため、キャッチアップに時間とコストがかかってしまうでしょう。
このデメリットを軽減するには、完成した帳簿の内容確認や財務分析は社内で行うことが重要。また、代行業者から定期的に業務内容の説明を受けることで、最低限の知識は維持できるはずです。
コミュニケーションコストが発生する
外部の代行業者とやり取りする際、説明や確認のためのコミュニケーションコストが発生します。
証憑書類の受け渡しや疑問点の確認、月次報告の説明など、社内で完結する場合と比較すると手間がかかることも。特に、業務の詳細を理解していない代行業者の場合、頻繁な質問や確認作業が必要になる可能性もあるでしょう。
この問題を解決するには、自社の業界や事業内容に精通した代行業者を選ぶことが大切。また、業務フローや勘定科目の使い分けなどを事前にしっかりと共有しておくことで、スムーズな連携を実現できます。
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