「気づいたら会議の予約がダブってる……」「つい予定を詰め込みすぎて残業続き……」「今日やらなきゃいけないタスク、何だっけ？」
オフィスワーカーのみなさんが抱えるスケジュール管理の悩みは、意外と根深いですよね。とくに会議の多い会社や、業務の幅が広い職種だと、どうしてもあれもこれもと予定を入れているうちにパンク寸前になってしまいがち。
そんなときに頼れるのが、急速に注目を集めているAIアシスタントの一種「ChatGPT」。単純に文章を生成してくれるだけでなく、工夫次第でスケジュール管理を大幅に効率化してくれます。
本記事では、予定管理が苦手なオフィスワーカーさんに向けて、「ChatGPTを使ったスケジュール管理の自動化」テクニックをご紹介。具体的な活用法やメリットなどを、カジュアルにまとめました。仕事の抜け漏れゼロを目指して、まずは読み進めてみてくださいね！
予定管理がうまくいかないのはなぜ？
時間が足りなくなる原因、実は「優先度」にあった？
「スケジュール通りに動こうとしても、いつの間にか時間が足りなくなる」
「急ぎの仕事が入ってしまい、後回しにしていたタスクが行き詰まる」
こういった経験、ありませんか？
1. やりたいことを詰め込みすぎ
多くの人が陥りがちなのは、**「やりたいタスクを全部、予定表に押し込む」**というやり方。
「この日は午前中に会議、昼休み中に資料チェック、午後イチにミーティング、夕方までにレポート仕上げて、終業前にメール対応……」と、1日のスケジュールをぎっしり詰め込むと、「どれかひとつでも遅延すると一気に崩壊する」状態になりがちです。
2. 優先度のつけ方があいまい
実は、スケジュール管理のコツは**「優先順位の明確化」**にあると言っても過言ではありません。
- 「今週中に出さなければいけない資料」
- 「早めにやっておいたほうが後が楽になるタスク」
- 「実は最優先だと思っていたけど、来週で十分対応できるタスク」
こういった仕分けを事前にしておかないと、どうしても目の前にある仕事から手をつけてしまい、結果として「本当にやるべきことが後回し」になります。
3. 他人や外部要因への依存が大きい
会議設定や上司からの急な依頼など、自分の裁量で調整しにくい要素も多いですよね。
- 参加メンバーの都合で会議が延長になる
- 取引先からの電話やメールが予想外のタイミングで来る
これらが重なるとスケジュールがズレ込み、「詰め込みすぎていた予定表」が完全崩壊。
しかし、そんな予測不能な要素もAIを使ったタスク管理である程度予防・対処できる可能性があるんです。
ChatGPTでスケジュールを組み立てる方法
「ChatGPTって文章生成するだけでしょ？」と思っている方もいるかもしれません。しかし実は、ChatGPTはやり方次第でタスク整理や優先度決めにも使えるツールです。ちょっとした「会話」でスケジュールの抜け漏れを防ぐお手伝いをしてくれます。
毎朝のタスクリストをAIで作成
1. プロンプトを工夫してタスクを入力
ChatGPTに対して、以下のような情報を入力してみましょう。
「おはよう。今日やるべきタスクが〇〇と△△と…といっぱいあるんだけど、優先度と所要時間、かかる工数を教えてくれない？」
このとき、自分が抱えているタスクを箇条書きにするのがおすすめ。例として、
- 「10時〜11時：A社とのオンラインMTG」
- 「社内会議用プレゼン資料の修正」
- 「13時までにレポート提出」
- 「夕方までに週報を作成」
- 「タスクX：2時間程度かかるが、今週中に完了必須」
…など
ChatGPTは「何がどの程度急ぎか」「所要時間はどれくらい想定か」をある程度推測して、ざっくりしたタスクリストを提案してくれる可能性があります。もちろん100％正しい見積もりにはならないかもしれませんが、**「第三者視点」**で優先度を並べてくれるだけでも整理の助けになるはずです。
2. 時間の余裕づくりをChatGPTに尋ねる
さらに、こう聞いてみるのもアリです。
「タスクごとにバッファを設けたいから、1日の流れを1時間区切りで提案してほしい。会議とか固定予定も考慮してスケジュール案を作って」
すると、ChatGPTは会議などの固定予定をベースに、空き時間を見つけてタスクを割り当ててくれるかもしれません。少し冗長になったり、意外な配置をしてくることもありますが、そこは会話を続けて「もう少しタスクXを早めにやりたい」「バッファを30分じゃなくて15分でいいよ」など、調整を行うと良いでしょう。
予定の優先順位をChatGPTに決めてもらう
1. タスクの条件を具体的に伝える
ChatGPTに優先順位を考えてもらうには、以下のような情報を具体的に伝えます。
- 締め切り：〇月〇日までに絶対に終わらせなきゃいけない
- 作業時間：大体〇時間くらい必要
- 業務上の重要度：クライアント対応、上司直々の依頼、チームメンバーに依頼されている等
- 依頼背景：急ぎではないけど今週中にやれたらありがたい…など
たとえば、
「タスクAは今週金曜が締め切りで大事なクライアント案件。タスクBは自主企画だけど上司が興味持ってるから重要度中くらい。タスクCは月末までにやればOKだけど早めに片付けたい…」
といった感じで書き出すと、ChatGPTは**「このタスクが最優先」「次はこれ」という具合に優先度をリストアップ**してくれます。
2. 締め切り順だけでなく重要度も考慮
仕事には「差し込みタスク」や「突発案件」もあるため、単に締め切り順に並べるだけでは回らないケースが多いです。
ChatGPTに対し、
「タスクの締め切りと、業務の重要度を踏まえて、最適な順番を提案して」
と依頼すれば、締め切りが遠いけどビジネスインパクトの大きい仕事は上位に来るかもしれません。そこからさらに微調整すればOK。人間同士で会議しなくても、まずはAIの案をベースにチーム内で話し合うという使い方もアリですね。
実際に試してみよう！スケジュール管理の活用事例
ここからは、もう少し具体的な事例に踏み込んでみます。ChatGPTでスケジュール管理を行う場合の日常シーンをイメージしてください。なお、会話形式で紹介しますが、あくまで一例です。
朝イチの「タスク洗い出し」ケース
あなた：「おはよう、ChatGPT！今日は9時からチームミーティング、10時からクライアント打ち合わせ、13時にはレポート提出がある。ほかにもメール返信と、15時の社内勉強会準備が必要…詰め込みすぎかな？ いい感じにスケジューリングしてくれる？」
ChatGPT：「おはようございます！では以下の予定案はいかがでしょうか？
- 9:00〜9:30：チームミーティング（固定予定）
- 9:30〜10:00：メール確認＆簡単な返信処理
- 10:00〜11:00：クライアント打ち合わせ（固定予定）
- 11:00〜11:30：打ち合わせ内容のメモまとめ＆アクションリスト作成
- 11:30〜12:30：昼休憩（早めに済ませると午後が楽）
- 12:30〜13:00：レポート最終チェック・提出
- 13:00〜14:00：勉強会準備（資料作り＆テスト）
- 14:00〜14:30：追加のメール返信や小タスク処理
- 15:00〜16:00：社内勉強会（固定予定）
- …」
こんなふうに、ChatGPTはあくまで提案レベルですが、時間割を区切ってくれるので**「あ、打ち合わせ後にメモまとめの時間も必要だった」**とか、意外と見落としがちな作業をスケジュールに組み込めます。
「突発タスク」が舞い込んだケース
あなた：「まずい！急ぎの報告書の依頼が突然入った。2時間くらい欲しいけど午後は会議づくし…何とか今日中に仕上げたいんだよね。どうしよう？」
ChatGPT：「緊急タスクができたのですね。既存スケジュールを再調整してみましょう。
- 10:00〜11:00 クライアント打ち合わせ後、11:00〜12:00を削って報告書を1時間分進める
- 昼休憩を30分に短縮して12:30〜13:00でもう30分進める
- 15:00〜の会議を延期または他メンバーに任せられないか検討する
- どうしても無理なら16:00〜17:00の間に仕上げ、メールで先方に送信…」
このように「どうやって時間を生み出すか」の提案もAIが一旦リストアップしてくれるため、自分の頭だけで抱え込むより冷静に対処法を洗い出せます。最終的には自分と上司・同僚との相談が必要ですが、AIが「考えるきっかけ」をくれるのは大きいですよね。
プロジェクト管理ツールとの組み合わせ
「朝のタスクリストをChatGPTに作ってもらったら、それをそのままプロジェクト管理ツール（TrelloやAsanaなど）に貼り付ける」という使い方も便利です。タスクカードを自動生成する仕組みを自分で組めば、半自動化も可能に。
たとえば、
- 「今日やるタスク」のプロンプトでChatGPTからマークダウン形式リストをもらう
- それをTrelloに貼り付け → カード化されて一覧表示
- 必要に応じて同僚と共有・コメント
という流れができれば、スマホやPCからすぐにタスクを確認できます。
まとめ
- 予定管理がうまくいかない主な原因は「タスクの優先度があいまい」「ギリギリに詰め込みすぎ」「外部要因を考慮しない」など。
- ChatGPTは文章生成だけでなく、タスク整理やスケジュール提案にも使える。
- 毎朝のタスク洗い出し→ 所要時間や優先度を提案
- 優先順位をChatGPTに決めてもらう→ 締め切り・ビジネスインパクトの情報を入力
- 実際に試す時のポイント
- 固定予定（会議など）を含めた1日の時間割を提案させる
- 追加タスクや突発的な予定変更があったら、再度チャットで「どう調整すべきか」を聞く
- プロジェクト管理ツールと連動させると運用しやすい
こうしたAIのサポートを活用すれば、**「自分だけで全部管理しようとして脳内メモリがパンクする」**事態を避けられます。ChatGPTが出すプランはあくまでヒントに過ぎませんが、自分やチームの状況を踏まえて微調整すれば、仕事の抜け漏れはかなり減るはずです。
ぜひ皆さんも、明日の朝から試してみてください。「まずはChatGPTに“今日やること”を投げてみる」だけで、一日の見通しがぐっとクリアになるかもしれません。スケジュールがスムーズに回りはじめたら、きっと心の余裕も生まれるはず。AIと一緒に、毎日の仕事を抜け漏れゼロで乗り切っていきましょう！
参考リンク・一言メモ
- OpenAI: ChatGPT
- https://openai.com/
- 無料アカウントでも一定の使用可能（有料版ChatGPT Plusで機能強化されたモデルも利用できる）。
- AIを活用する際の注意
- 社内機密や個人情報などは直接入力しないように、コンプライアンスチェックを。
- 提案内容は常に最終チェックを行うこと。あくまで“サポートツール”として活用。
