「上司からの急ぎの依頼、こまごまとした日常業務、あれもこれも気づいたら抱えすぎてパンク寸前……。優先順位を決められず、結局どれから始めればいいのか分からない！」
そんな状態で焦りながら仕事をしている方、少なくないのではないでしょうか。
この記事では、“AIアシスタント”として急速に注目を集めるChatGPTを活用し、タスク管理を簡単に行う方法を余すことなく紹介します。具体的には、
- ChatGPTに仕事のリストを投げる → 優先順位を提案してもらう
- 1日のスケジュールをChatGPTに組んでもらう
- Notionなどのタスク管理ツールと連携し、さらにラクに管理する
これらを実践すれば、**「タスク管理が楽になった！これなら続けられる！」**という手応えを得るはず。ぜひ最後まで読んで、明日から（いや、今すぐ）始めてみてください。
第1章：「仕事が多すぎてパンク寸前！」そんなあなたへ
1-1. なぜ“段取り”でつまずいてしまうのか
朝からあれこれ仕事が舞い込んでくる中、「どれから手をつけるべきか分からず混乱」「いくつか手をつけては中断し、どれも中途半端」……経験あると思います。こうした段取りの苦手さは、多くの場合優先順位付けの難しさや、タスクの全体像が見えていないことが原因です。
- 「急ぎ」だと思っていたら、実は“そこまで急ぎじゃなかった”
- 「後回しでいいや」と思ったタスクが、数日後に致命的に遅れ…
- 結局どれも重要に見え、気持ちばかり焦る
こうなるとやる気が削がれてしまい、モチベーションが下がるばかり。そこでChatGPTが役に立ちます。
1-2. AIがタスク管理をサポートするとどう変わる？
- 頭の中を整理
まずあなたが抱えている仕事をChatGPTに投げ込むだけで、客観的に並べ替えてくれたり、グルーピングしてくれるかもしれません。 - 優先順位を提示
「自分では決めきれない…」というとき、AIが「これを先に済ませるべき」「これは期日が緩いので後でもOK」と提案してくれるだけで楽になります。 - スケジューリング
具体的に「何時～何時にはこれをやる」といった1日の流れを作成してくれれば、タスク切り替えの迷いが減ります。
AIを“相棒”のように扱うことで、頭のリソースをほかの創造的な仕事やコミュニケーションに回せるようになります。
1-3. ChatGPTで得られるメリット
- 客観性：自分で抱え込んでモヤモヤ考えるより、第三者（AI）が提案してくれるとスッと腹落ちする場合が多い
- 時短：優先度を並べる、タスクリストを見やすく整理する…こうした面倒な事務作業を一瞬でやってくれる
- 柔軟な対応：追加タスクが発生しても、チャットで「あとこれも入った！」と伝えれば即座に再調整してくれる
第2章：ChatGPTでタスク管理を簡単にする方法
ここからは、実際にChatGPTにどんなことを頼むかを、具体的に解説します。ポイントは「依頼内容（プロンプト）」を適切に伝えること。「○○を決めてほしい」「こういう情報をまとめて」といった指示を明確にするだけで、思った以上に便利な提案をしてくれます。
2-1. 仕事の優先順位を決めてもらう
2-1-1. タスク一覧をチャットで送る
まずは、あなたが抱えている仕事を箇条書きにして、ChatGPTに渡します。例として、
ChatGPTさん、こんにちは。
今、以下のタスクを抱えていて困っています。優先度とおおよその所要時間を提案してください。
- 上司からの急ぎレポート（明後日〆切）
- 同僚Aさんとの打ち合わせ資料（来週月曜）
- お客様への納品物チェック（今週金曜）
- チーム会議の議事録まとめ（今週中）
- 定例業務（メール返信、データ入力 etc.）
ChatGPTは、それぞれのタスクの締切や重要度を読み取り、
- まずは「急ぎレポート」に取りかかるべき
- 続いて「納品物チェック」は今週金曜までなので次にやる
- 「打ち合わせ資料」は来週月曜だが早めに着手したほうがいい…
などの順序を提案してくれることが多いでしょう。
2-1-2.「所要時間」をAIに推測させる
もちろん、AIには実際の業務詳細が分からないので、正確な時間を提示するのは難しいかもしれません。しかし、ChatGPTに「これは2時間くらいかかる」「こっちは30分くらいでできるはず」と伝えてから優先度を決めさせると、実務感あるスケジュールを出してくれるケースもあります。
メリット
- 第三者目線で優先度を可視化できる
- ぼんやりしたタスクが具体的な作業ステップに落とし込まれる可能性あり
注意点
- あくまで参考程度。最終的には自分の肌感や上司の指示で調整しましょう。
2-2. 1日のスケジュールをChatGPTに作成してもらう
「優先順位はだいたい分かったけど、1日の時間割がうまく組めない……」というとき、さらに踏み込んでスケジュール案を提案してもらうと便利です。
2-2-1. 朝イチの「仕事計画」をAIに任せる
具体的な伝え方（プロンプト）：
おはようございます、ChatGPT。
今日は9:00～18:00まで仕事ができるのですが、以下のタスクをこなしたいです。
- Aレポート（2時間想定、今日が〆切）
- B会議資料作成（1.5時間想定、明日夕方が〆切）
- 定例業務：メール返信、雑務（合計1時間）
- 13時から1時間、社内ミーティングがある
この条件で、1日のスケジュール案を組んでくれませんか？
バッファも取りつつ、効率よく終わらせたいです。
ChatGPTは、時間帯ごとに**「9:00～10:30→Aレポート」「10:30～10:45→休憩」「10:45～12:00→B会議資料作成」といった区切りのスケジュールを出力してくれます。
ポイントは「バッファを〇分取りたい」と指示**しておくと、適度な休憩や突発タスク対応時間を盛り込んでくれることです。
2-2-2. チャットを通じた微調整
- 「10時に急な打ち合わせが入りました！どう修正すればいい？」
- 「お昼を12:30～13:00にずらしたい」
- 「午後イチの集中時間を1時間取りたいから、他のタスクをどう動かす？」
こういった追加情報を入れると、ChatGPTが再度スケジュールを組み直してくれます。もちろん完全にお任せはできませんが、「自分で組むと面倒な時間調整」を即座にやってくれるのが大きな利点です。
第3章：実際に試してみよう！ChatGPTを活用したタスク整理
ここでは、もう少し具体的に**「ChatGPTとのやり取り例」**を挙げてみます。イメージをつかんでいただき、ぜひあなたの業務に合わせてアレンジしてみてください。
3-1. ケーススタディ：朝9時にタスクリストを渡す
あなた：
ChatGPT、おはよう。今日は仕事の段取りを決めたいんだけど、まず以下のタスクがあるんだ。
- 社内報用の原稿作成（2時間くらいかかる）
- クライアントへの見積書チェック（1時間程度、今日中締切）
- Eメール返信など定例業務（30分～1時間）
- 14時から上司と打ち合わせ（30分想定）
- 16時までに経費精算書を仕上げたい
これを9時～18時の間で終わらせるスケジュールを提案して！ できれば途中休憩も考慮して。
ChatGPT（回答例）：
以下はいかがでしょうか：
- 9:00～9:30： 全タスクのざっとした確認、Eメール返信（定例業務）
- 9:30～10:30： 見積書チェック（締切が今日中なので優先）
- 10:30～10:45： 小休憩
- 10:45～12:15： 社内報原稿作成（前半）
- 12:15～13:00： 昼休憩
- 13:00～13:30： 原稿作成（後半）
- 14:00～14:30： 上司との打ち合わせ
- 14:30～15:30： 経費精算書（16時までに終わるよう作業）
- 15:30～15:45： 休憩 or 定例業務のフォロー
- 15:45～16:00： 経費精算書の最終チェック・提出
- 16:00～17:00： 予備時間：追加タスクや原稿の最終確認
- 17:00～18:00： 一日の振り返り・明日への準備
こんな提案をしてくれる可能性があります。この後、「社内報原稿はもう少しかかりそう！」と伝えれば、再度スケジュール修正してくれることでしょう。
3-2. プロンプトのコツ
- 締切や所要時間をしっかり伝える
ChatGPTに任せるときは、「何分くらいかかりそうか」「いつまでに完成必須か」を明示すると明確なスケジュールを作りやすいです。 - 余裕がほしいかどうか
「バッファを30分ずつ取りたい」「休憩を1時間確保したい」など、自由に要望を付け加えるとAIがそれに沿ったプランを組んでくれます。 - **大事なイベント（会議など）**を先に書いておく
「14時から30分の打ち合わせあり」「昼前に業者が来社予定」などの“固定予定”がある場合は最初に教えておきましょう。そこを避けつつスケジュールを組んでくれます。
第4章：さらに効率化したい人向け！ChatGPT × Notion活用
「ChatGPTで提案してもらったスケジュールやタスク管理を、どうやって残すか？」これに関しては、タスク管理ツールが有力な選択肢。今回はNotionを例に、その連携イメージをお伝えします。
4-1. Notionとは？
Notionは、メモ・タスク管理・データベースなど多機能を備えたオールインワンのコラボレーションツール。
- ドキュメントや表、Kanbanボードなど自由に作れる
- チーム内共有が簡単
- テンプレートが豊富で、リスト構造やカレンダー表示などいろいろ使える
ここにChatGPTから提案されたタスクリストやスケジュールをコピペするだけで、視覚的にわかりやすいタスク管理ページができあがります。
4-2. ChatGPTの出力を整形してNotionに貼る
- ChatGPTに以下のように依頼：
「優先度と所要時間をリストアップして、Markdown形式で出力してください。」
すると、ChatGPTが例のように
md
コピーする
1. **タスクA**
– 優先度: 高
– 所要時間: 約2時間
2. **タスクB**
– 優先度: 中
– 所要時間: 約1時間
- といったMarkdown形式で返してくれます。
- これをNotionのページにペースト。Markdownが自動変換され、見出しやリストがきれいに表示されます。
- あとは、CheckboxやKanbanボードなどNotionの機能を使って、自分好みに編集。
4-3. さらに効率化：ChatGPTプラグイン or 連携ツール
一部では、Notionや別ツールとChatGPTをAPI連携させることで、もっと自動化を図る事例もあります。たとえば、
- 毎朝 Notionにある未完タスクをChatGPTに投げて、優先順位を自動算出させる
- 新しいタスクが入るたびにChatGPTに伝え、動的にスケジュール変更させる
これらはプログラミングの知識や外部連携サービスが必要ですが、「ChatGPT × Notion」の可能性をより広げてくれます。
第5章：まとめ
5-1. 仕事の段取りをAIに任せてみる
「自分で考えなきゃいけないことをAIに丸投げなんて、大丈夫…？」と不安に思うかもしれません。しかし、ChatGPTはあなたの代わりに最終決断をするわけではなく、“こうしてみたら？”という提案をササッと出してくれるに過ぎません。優先順位やスケジュールを0から組む手間が削減されるので、その分、創造的な仕事やコミュニケーションに集中できるのがポイントです。
- メリット
- タスクの見落としや重複を減らす
- 優先順位の迷いが軽くなる
- 詰め込みすぎを防ぎ、適度な休憩も設計できる
- デメリット
- AIが必ずしも100％正しいわけでない（社内事情・上司の都合などはAIには分からない）
- 時間見積もりが実際とかけ離れる場合もある（手直しは必要）
5-2. 明日からできるアクションプラン
- ChatGPTアカウントを用意（無料版でも可）
- 今日（or 明日）のタスクリストを箇条書きにする
- 期限・所要時間も添えてChatGPTに投げる
- 提案された優先度・スケジュールをベースに作業を進める
- 不都合があれば、再度チャットして修正
これだけで、「何から手をつけるべき？」と悩む時間がグッと減るはずです。
5-3. 継続のコツ：Notionなどと連携
せっかくChatGPTが出してくれた提案も、どこかにメモしておかないと忘れてしまいがち。Notionやタスク管理アプリを併用し、記録・可視化すると**「自分のタスク状況」**をいつでも確認できるようになります。
- 朝イチでChatGPTに聞く→Notionに貼る→終わったらチェック
- 1週間単位で振り返りして、「AIの提案と実際の進め方、どこがズレてた？」を確認する
こうした流れを身につければ、タスク管理が劇的にラクになるだけでなく、再現性も高まり、他のチームメンバーにも広めることができるかもしれません。
5-4. 最後に
「何から手をつければいいのか分からない…」という段取りの苦手意識は、多くの人に共通する悩みです。現代はAIの力を借りれば、一人で抱え込まずに済む時代。
- ChatGPTは優先順位付け、スケジュール提案
- Notionなどのツールはタスクの一元管理
これらを掛け合わせることで、「タスク管理が楽になった！これなら続けられる！」 という日常を手に入れましょう。やるべきことに追われるのではなく、賢く管理する側に回ることで、心に余裕が生まれ、仕事のクオリティも上がるはずです。
ぜひ明日から、あるいは今この瞬間から試してみてくださいね。ChatGPTと一緒に、あなたの仕事の進め方が劇的に変わることを願っています。
